【説明力アップ】相手が理解しやすい説明の順番

　

こういった疑問にお答えします。

　

本記事の内容

・なぜあなたの話は伝わらないのか理解しよう
・説明する前に思考をまとめよう
・相手が理解しやすい順番で説明しよう

　

あなたの話が伝わらないのは、自分が伝えやすい＝相手が理解しやすいと勘違いしているからです。

　

そもそも、伝える目的は「聞き手に動いてもらうこと」。

仕事を円滑に進めるために、他者に協力してもらえるようコミュニケーションするのです。

　

しかし、言いたいことが伝わらない人は、「自分が説明すること」が目的になっているため、話し手中心で説明しています。

例えば、頭に思い浮かんだことをそのまま話すのは話し手にとって楽ですが、話が整理されていないため、結局何を言いたかったのか聞き手に伝わりません。

　

本記事の信頼性

私は、若手社員の人材育成を3年間担当し、コミュニケーションに関する悩み解決をサポートしてきました。

また自己スキルアップのため、コミュニケーション関連の書籍を年間30冊ほど読んでいます。

　

この記事では、相手に伝わる説明ができるよう、伝わらない原因から具体的な解決方法までまとめて解説します。

この記事を読めば、コミュニケーションの本質を理解できるので、説明力が劇的に向上します。

　

結論として、伝えるために重要なのは、相手が知りたいことを、相手が理解できる順番で話すことです。　

　

相手が理解しやすい順番で説明しよう

　

伝えたいことが整理できたら、相手が理解しやすい説明の順番を考えましょう。

相手の頭を整理しながら伝えることが、伝わる説明のコツです。

　

具体的な順番は以下の通り。

1. 前提をそろえる
2. 結論・主張
3. 根拠・理由・事実
4. 結論・相手位に促したいアクション

　

ひとつずつみていきましょう。

　

1. 前提をそろえる

　

前提とは、これから話す内容について、相手がどの程度のレベルの知識を持っているかを指します。

　

例えば、
・常日頃、顔を突き合わせている会社の同僚や上司に、日常的な業務の説明や話をする上では、前提は特に必要ない。
・しかし、十数年ぶりに会った友人に、「今やってる仕事は何？」と聞かれた場合には、もともと共有できている情報が少ないため、同僚や上司に反すように説明してもうまく伝わらない。

　

相手の理解度や知識の状況を考えずに、いきなり結論から話し始めてしまうと、相手はついてこれない場合があります。

そこで、相手の知らないことを伝えるときや、過去に話したことはあるけれどその内容を覚えていなさそうな場合は、結論よりも前に、前提情報の共有を行いましょう。

　

前提をそろえる方法については、以下の記事でより詳しく解説しています。

　

参考【結論から話すのはNG】前提をそろえるための3つの方法

続きを見る

　　

2. 結論・主張

　

結論とは、あなたが伝えたいこと、説明したいことをまず一言で伝えること。

話の前提が揃っている場合は、説明するべき結論や自分の主張をズバリ伝えましょう。

　

ただしこのやり方は、これから説明しようとする内容について、相手が大まかに全体像を把握している場合に限ります。

　

例えば、前提を知らない人に「X社への提案は、失敗位に終わりました」と言っても、”どういう提案をしたか”という経緯を理解してない人には伝わりません。

　

伝えたいことを話す前に、きちんと前提知識を共有してから「結論」を述べましょう。

　

3. 根拠・理由・事実

　

前提を揃えて、結論や主張を伝えることができたら、その根拠や理由、事実を伝えます。

　

根拠や理由を伝える時のポイントは以下3つ。

・これから理由を伝えることを示す
・理由をできれば3つに絞る
・理由や根拠は客観的事実で構築する

　

「結論・主張」は多くの場合、あくまで主観です。

それを下支えする「根拠や理由」は、客観的事実でなくてはいけません。

　

根拠や理由が主観的なものになってしまうと、あなたの説明は説得力が得られなくなります。

　

説得力を持たせるには、具体的にはデータの類いが有効です。

自社の売上データ、市場シェアの調査結果などが代表です。

　

上記のようなデータを示せない場合は、自分の業務実績を事実ベースで具体的に伝えると良いです。

　

例えば、20日で10本のプログラム作成の仕事について業務報告する場合、どちらの報告が安心感がありますか？

「順調に進んでいるので予定通りです。」
「現在は10日で5本完成しているため、残り5本も納期までに完成できる見込みです。」

　

具体的な状況が分かる後者の方が、説得力があり安心して報告を受けられますよね。

　

ポイントは、事実を数字で表現すること。

数字を使って具体的な情報を提示できれば、説得力が増します。

　

4. 結論・相手に促したいアクション

　

最後にもう一度、結論や主張を伝えます。

　

説明の冒頭で、既に結論や主張を伝えているので、不要だと考える人もいるかも知れません。

しかし、結論以降の根拠や理由の説明が長くなればなるほど、聞き手は話の出口を見失いがちです。

　

例えば、10分、20分聞いていると「結局、どういうことだったの？」「それで言いたいことってなんだっけ」となってしまう恐れがあります。

　

最後にもう一度、結論、あるいは自分の主張を伝えましょう。

さらに、結論から導かれる相手に求めるアクションがある場合は、最後に改めて伝えましょう。

　

　

まとめ：相手の立場になって、聞き手中心のコミュニケーションをしよう

　

言いたいことが伝わる説明をするために、知っておくべきことを3つ紹介しました。

　

あなたの話が伝わらないのは、自分が伝えやすい＝相手が理解しやすいと勘違いしているからです。

　

勘違いしている人の多くが、学生のコミュニケーションに慣れてしまい、話し手中心の説明になっています。

　

社会人のコミュニーケーションが、学生のコミュニケーションと異なる点は以下3つ。

・上下関係が存在するコミュニケーション
・受け手が中心のコミュニケーション
・要求を含むコミュニケーション

社会人として、聞き手中心のコミュニケーションを意識しましょう。

　

聞き手中心の説明をするために、相手が知りたいことを、相手が理解できる順番で話すことが重要です。

そのために、まずは説明の前に思考をまとめる必要があります。手順は以下3ステップ。

ステップ①：伝える目的を明確にする
ステップ②：相手の知りたいことを明確にする
ステップ③：ギャップを埋めるために、何が必要か考える

　

思考をまとめたら、相手が理解できる順番で説明を考えます。順番は以下の通り。

1. 前提をそろえる
2. 結論・主張
3. 根拠・理由・事実
4. 結論・相手位に促したいアクション

　

相手の頭を整理しながら伝えることが、伝わる説明のコツです。

　

最後に、コミュニケーション関連の書籍を年間30冊読んでいる私が、読んで本当に参考になった書籍だけを厳選して紹介します。

　

1分で話せ

　

一番伝わる説明の順番