【相手に明確に伝わる】伝えたいことを思考整理する方法

「話しているうちに、途中で何を話したいのか分からなくなる。どうしたら伝えたいことをしっかり説明できるようになるんだろう？」

こういった疑問にお答えします。

本記事の内容

・伝えたいことが途中で分からなくなる人の特徴
・相手に伝わる話し方とは？
・聞き手中心で伝わる内容を整理しよう

あなたの話が伝わらないのは、自分が伝えやすい＝相手が理解しやすいと勘違いしているからです。

そもそも、伝える目的は「聞き手に動いてもらうこと」。

仕事を円滑に進めるために、他者に協力してもらえるようコミュニケーションするのです。

しかし、言いたいことが伝わらない人は、「自分が説明すること」が目的になっているため、話し手中心で説明しています。

例えば、頭に思い浮かんだことをそのまま話すのは話し手にとって楽ですが、話が整理されていないため、結局何を言いたかったのか聞き手に伝わりません。

本記事の信頼性

私は、若手社員の人材育成を3年間担当し、コミュニケーションに関する悩み解決をサポートしてきました。

また自己スキルアップのため、コミュニケーション関連の書籍を年間30冊ほど読んでいます。

この記事では、相手に伝わる説明ができるよう、伝わらない原因から具体的な解決方法までまとめて解説します。

この記事を読めば、途中で何を話したいのか分からないことが無くなり、相手にもしっかり理解してもらえるようになるはずです。

結論として、「相手が知りたいこと」と「自分が伝えたいこと」のギャップを埋めるためには何が必要かを考えることです。　

伝えたいことが途中で分からなくなる人の特徴

伝えたいことが途中で分からなくなる人の特徴として、伝えたいことを事前に整理できていません。

自分が伝えやすい＝相手が理解しやすいと勘違いしているからです。

自分が話したいことが、常に相手の聞きたいこと・理解しやすいことだとは限りません。

例えば、あなたが上司の立場だと仮定して、部下からこんな業務報告を受けたらどう感じるでしょうか？　

「A社の高橋様から10時頃お電話がありまして、山田課長とのアポを16時以降に変更してほしいとおっしゃっていて、席を外されていたため、私が代わりに18時なら大丈夫と回答したのですが、17時はダメかとおっしゃっていて…」

自分の頭に思い浮かんだことを時系列でそのまま説明されると、「結局何を言いたいの？で、どうしてほしいの？」と思わず突っ込みたくなりますよね。

自分が話しやすいことが相手が聞きたいとは限らないことを、認識しておきましょう。

相手に伝わる話し方とは？

では、どのように整理すれば良いか？

相手に伝わる話し方とは、「相手が知りたいことを、相手が理解できる順番で話すこと」です。

相手の頭でイメージできないと、相手は話についていけません。

相手の頭を整理しながら話すことを意識しましょう。

相手に伝わる話し方は以下2ステップです。

ステップ1：聞き手中心で伝わる内容を整理する
ステップ2：聞き手に伝わる説明の順番で話す

当記事では、ステップ1の思考整理について詳しく解説します。

当記事に興味をもっていただけたら、ステップ2を詳しく解説している以下記事も合わせて一読ください。

: 参考【説明力アップ】相手が理解しやすい説明の順番

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聞き手中心で伝わる内容を整理しよう

聞き手中心で説明するには、相手が知りたいことを、相手が理解できる順番で話すことが重要です。

では、まず何をすべきか。

それは、説明をする前に思考をまとめることです。

事前に説明する内容を整理しておけば、頭に思い浮かんだことをそのまま話すような話し手中心の説明を防ぐことができます。

他にも以下のようなメリットがあります。

・思考がまとまらないまま、見切り発車で話さなくなる
・自分が本当に伝えたいことか客観的に整理できる
・落ち着いて説明できるので、相手が聞き取りやすい

思考整理できると安心感があるので、精神的にも楽になり上手に説明できるようになりますよ。

Shu-log

思考をまとめる手順は以下3ステップ。

・伝える目的を明確にする
・相手の知りたいことを明確にする
・ギャップを埋めるために、何が必要か考える

ひとつずつ見ていきましょう。

ステップ①：伝える目的を明確にする

相手にどうしてほしいか、伝える目的をまず明確にしましょう。

仕事を円滑に進めるためには、チームワークが重要です。

そこで相手に動いてもらうために、コミュニケーションが必要となります。

ポイントは、相手にただ理解してもらうのではなく、どう動いてもらいたいかまで考えること。　

例えば、上司に業務報告する場面。

「業務が遅れていることを理解してもらう」ではなく、「進捗遅れに対するリカバリー案を一緒に考えてもらう」ことを目的にします。

相手にどう動いてもらいたいかをゴールとして、伝える目的を明確にしましょう。

ステップ②：相手の知りたいことを明確にする

次に、相手の立場になって相手が知りたいことを明確にしましょう。

自分の言いたいことを、どれだけたくさん伝えても、相手の心に響くとは限りません。

そもそも、人は相手の話の80%は聞いていないので、いかに相手の興味があることを伝られるかが重要となります。

例えば、上司へ業務報告する場面。

相手（上司）の知りたいこと：
・期待した成果が出そうかどうか
・もし成果が出ないとしたら、どういう対策を行う必要があるのか
・その対策において、上司自身はどういう支援をするべきなのか

などが明確になっているべきです。　

悩む君

自分が経験してない上司の立場で考えるなんて、できっこないよ。

相手が何を求めているか考える癖をつけていけば、だんだん分かるようになってくるよ。

Shu-log

若手社員の場合、自分が経験したことのない上司や先輩社員の立場で考えるのは難しいです。

そんな時は、まず「相手が求めているものは何か」を想像してみましょう。

・相手が知りたいと思っていることは何か
・相手が聞きたいと思っていることは何か

最初は的外れでも良いので、考える癖をつけることが重要。

常に「この人は、何を求めているのだろうか」と想像し、それが合っていたかどうかを後で相手に聞いて検証していきましょう。

ステップ③：ギャップを埋めるために、何が必要か考える

多くの場合、相手が知りたいことと、自分の伝えたいことにはズレ、すなわちギャップがあります。

上司への業務報告の場合、上司の知りたい「期待した成果の達成状況」と、自分の伝えたい「仕事のサポート依頼」はかみ合いません。

ギャップを明確化した上で、それを埋める手立てを考えましょう。

先ほど同様、上司に業務報告をする場合であれば、

・上司が期待している成果
・その成果の数字上の達成状況
・目標達成のために、現状の努力で十分かどうか
・もし不足している場合は、どのような行動でカバーするか

などを明確にしましょう。

ギャップを埋めるアプローチとして自分の情報を補強する方法があります。　

ギャップを埋めるために必要な項目を、全て網羅するように準備するのが情報補強のアプローチです。

先ほど洗い出した項目を、相手の知りたいことから初めて、自分の伝えたいことにつながるように相手に伝えます。

例えば、20日でプログラム10本作成の仕事を任されたが、進捗が間に合わず上司にサポート依頼したい場合。

・ゴールは、20日でプログラム10本作成
・現状は、8日で2本しか作成できていない
・残り12日で自力で作成できるのは3本予定のため、残り5本が間に合わない
・リカバリーとして時間確保のため、2週間分の土日(4日間)も出社する
・休日出社しても残り3本が間に合わないため、追加メンバーをアサインするか、納期を遅らせてもらえないか上司にお願いする

このように説明できれば、相手の知りたいことに答えつつ、自分の伝えたいことを織り込んでいくことができます。　