上司と上手くコミュニケーションしたい人
「報告や相談しても、何度も聞き返されて上司がすぐ理解してくれない。忙しいと後回しにされるし、どうしたらちゃんと話を聞いてくれるんだろう？」
今日はこういった疑問に答えます。
私も昔は上司から聞き返されることが多く、コミュニケーションに困っていました。
話も後回しにされ、上司の時間が取れる定時後でないと話を聞いてくれませんでした。
今は上手く伝えらえるようになったため、上司が忙しくても優先して話を聞いてくれるようになりました。定時後を待たなくて良くなったので、無駄な残業時間も減りました。
※3分ほどで記事は読み終わります。やり方を意識して実践すれば、すぐに上手く伝えられるようになるはずです。
上司に伝わる話し方のコツを紹介します
「上司にどうしてほしいか」を相手に認識させてから話し始めましょう。
着地点を把握した上で話を聞いてもらえるので、話す内容のポイントを汲み取ってもらいやすくなります。
手順は下記のとおり。
①：伝えたいことを「報告, 相談, 確認」のどれかに分類する
②：冒頭に「報告, 相談, 確認」のどれについて話すか伝える
ひとつずつ見ていきましょう。
手順①：伝えたいことを「報告, 相談, 確認」のどれかに分類する
話す前に、上司にどうしてほしいか(着地点)を明確化しましょう。
明確化する際に、カテゴリのテンプレートを作っておくと便利です。
| カテゴリ | 上司にしてほしいこと(*一例) |
| 報告 | ・作業状況の把握 ・問題/トラブル内容の把握 |
| 相談 | ・解決策の立案 ・仕事のサポート |
| 確認 | ・上司に依頼されたタスクの再確認 ・作業内容のチェック |
「報告、連絡、相談」が有名ですが、上司に予定や作業情報を伝える「連絡」は、実際のビジネスで使うことはほぼないです。
より使う機会の多い「確認」をカテゴリしています。
手順②：冒頭に「報告, 相談, 確認」のどれについて話すか伝える
着地点を明確化したら、どれについて話すか最初に伝えましょう。
「〇〇について報告(or相談、確認)したいのですが、今よろしいですか？」
と、最初につけて話し始めると良いです。
メールの場合は、件名に
”【報告】〇〇の進捗状況”、”【相談】〇〇の解決策 "
と書きましょう。
件名だけで内容を把握できるので、上司が読んでくれやすいです。
早く報告した方が良い！はオススメしない
報告・相談は、トラブルなど緊急時に必要なことが多いです。
そのため、気づいたらすぐ報告・相談しようとする人が多いです。
ただ正確に伝えられないと、聞き返しの時間ロスや、相手の誤認識による作業の手戻りが発生しやすく逆効果です。
緊急時だからこそ、急がば回れです。
無駄な作業が発生しないよう、自分が伝えたいことを整理した上で正確に伝えるよう意識しましょう。
伝え方で上司に一目置かれると、仕事がぐっと楽になる話
伝え方が上手くなると、他者と仕事で差がつきます。
すると上司から一目置かれるようになり、自分の仕事に協力的になってくれます。
職業の専門スキルは、業務経験の中で自然と身につきます。
一方で、伝え方を含むコミュニケーションスキルは、業務だけではなかなか身につきません。
よっぽど優秀で優しい先輩に恵まれない限り、本やネットなどを利用し自分で勉強する必要があります。
逆に言えば、自分で勉強してスキルを身につければ、それだけ差をつけられるということです。
例えば、私はシステムエンジニアをしているのですが、”プログラミングは得意だけど、お客様と上手くコミュニケーションできてる人は少ない”印象です。
コミュニケーションスキルを向上させた結果、お客様への説明 や 若手社員のアドバイザーを上司から依頼されることが多くなりました。
上司から依頼される分、自分の相談に乗ってくれる機会も増えました。
伝え方を向上させ、周囲をどんどん味方につけて仕事を楽にしていきましょう。
今回は以上となります。
本記事に興味をもっていただけたら、ぜひ「【質問力UP】分かったふりを直す方法」もご覧ください。
ではまた！